Functiebeschrijving
Context
De Nederlandse Bijenhoudersvereniging (NBV) verbindt, versterkt, onderwijst, inspireert en faciliteert bijenhouders met als doel het in stand houden en bevorderen van een gezonde bijenstand. De NBV heeft op dit moment ca. 9.000 leden die actief zijn in 180 lokale verenigingen.
Lokale verenigingen zijn opgenomen in 20 regionale groepen. Verder kent de vereniging een Landelijk Bestuur (7 leden) en een Ledenraad (ca. 30 leden) die samengesteld is uit vertegenwoordigers van de regionale/provinciale groepen.
Alle activiteiten van de NBV, met uitzondering van de werkzaamheden van het verenigingskantoor in Ede, worden door vrijwilligers verricht. De medewerkers van het verenigingskantoor ondersteunen en adviseren het landelijk bestuur, de commissies en werkgroepen van de landelijke vereniging en de redactie van het blad Bijenhouden. Daarnaast verzorgt het verenigingskantoor de financiële en ledenadministratie.
Het compacte team dat werkzaam is op het kantoor bestaat op dit moment uit 6 medewerkers. Iedere medewerker heeft zijn/haar eigen taakgebied, maar met elkaar vormt het team het NBV-bureau. Gezamenlijk wordt gezorgd voor de bereikbaarheid.
Werkzaamheden
Financiële administratie
- Beheert de crediteurenadministratie en bewaakt vastgestelde budgetten;
- Beheert de debiteurenadministratie;
- Controleert facturen en declaraties, voert ze in het systeem in en zorgt voor betaling;
- Houdt bankafrekeningen bij en verwerkt de gegevens in de boekhouding;
- Bereidt de jaarrekening voor.
Ledenadministratie
- Beheert, samen met de backoffice college, de ledenadministratie;
- Zorgt voor de inning van de correctie contributies (de bijdrage verschilt per lokale vereniging);
- Stuurt zo nodig herinneringen;
- Verzorgt de correcties van contributiefacturen en int indien nodig opnieuw;
- Houdt wijzigingen administratief bij (adres, afdeling, opzeggingen);
- Verzorgt de betaling van de opslagen naar de lokale verenigingen en groepen.
Overige werkzaamheden
- Heeft waar nodig contact met de salaris-uitvoerder en verzorgt eventuele ziekmeldingen bij de juiste instanties.
- Volgt ontwikkelingen op het vakgebied;
- Signaleert knelpunten en doet voorstellen voor het verbeteren van de administratieve werk- en controleprocessen;
- Voorziet het bestuur periodiek van overzichten van de financiële en de ledenadministratie;
- Beantwoordt vragen van leden en levert een bijdrage aan de bereikbaarheid en de algemene ondersteuning door het NBV-bureau.
Kader, bevoegdheden & verantwoordelijkheden
Beslist bij/over: Het bewaken van de vastgestelde budgetten, het periodiek samenstellen van overzichten, het signaleren van knelpunten en het voorstellen van verbeteringen in de processen.
Kader: De voor de financiële administratie geldende wet- en regelgeving en voorschriften en interne administratieve en procedurele werkafspraken.
Verantwoording: De medewerker financiële- en ledenadministratie is verantwoording schuldig aan de directeur van het NBV-bureau.
Contacten
- Met de directeur om afspraken te maken over werk- en controleprocessen, om afwijkingen te signaleren en om te informeren over financiële cijfers en cijfers betreffende de ledenadministratie;
- Met de penningmeester van de vereniging;
- Met de accountant om afspraken te maken over procedures en werkwijzen;
- Met leden en leveranciers over contributies en facturen.
Naar wie zijn wij op zoek?
Aan welke voorwaarden voldoet de ideale kandidaat:
- Je hebt MBO+ werk- en denkniveau, met enkele jaren ervaring met financiële administratie;
- Beschikbaar voor ongeveer 16 uur per week.
Onze gezamenlijke ‘kantoordag’ is maandag. De andere uren kunnen redelijk flexibel ingevuld worden, waarbij er ook een mogelijkheid is om gedeeltelijk elders te werken;
- Je bent nauwkeurig, zelfstandig en integer;
- Ervaring met Exact;
- Ervaring met het werken met vrijwilligers is een pré.
- Inzicht in (het verbeteren van) processen;
- Vaardigheid om tijdig te signaleren en adequaat bij te sturen;
- Vaardigheid in het opstellen van managementoverzichten;
- Goede communicatieve vaardigheden.
Wat bieden wij?
- Een marktconform salaris tussen de € 3.000,= en € 3.500,= bruto op basis van 40 uur, excl. 8% vakantiegeld. Salaris is afhankelijk van je kennis en ervaring;
- 23 vakantiedagen o.b.v. 40 uur;
- Reiskostenvergoeding, conform fiscale regelgeving;
- Een baan voor circa 16 uur in de week;
- Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een pensioenregeling;
- Een plek in een team waar samenwerking, openheid en een informele sfeer voorop staan.
Stuur je sollicitatiebrief en CV uiterlijk 15 februari a.s. naar casper.baan@bijenhouders.nl
Voor meer informatie kun je contact opnemen met Casper Baan, directeur via 06 51 84 92 45. We kijken uit naar je sollicitatie!
